仕事量が多すぎてパニックになりそうなときの解決方法[超簡単!3ステップ]

仕事量が多すぎてパニックになりそうなときの解決方法[超簡単!3ステップ]

年末にかけて、仕事が大詰めになり、かなり忙しくなってきたという方も多いのではないでしょうか?

私自身も、年末に多忙になる仕事に付いているため、この時期になると大小合わせると10本近くのプロジェクトを受け持っています。

しかし、多忙ではありますが深夜まで残業みたいなことは一度もありません。むしろ、ほぼ定時で帰宅しています。

今回は、仕事の量が多くてパニックになりそうな方に向けて、3つのステップで解決していく方法をお届けしたいと思います。
ぜひ、仕事量が多くて困っている方は、チェックしてみてくださいね!

ステップ1:今抱えている仕事を把握する

今抱えている仕事を把握する

私自身も若い頃、仕事の量が多くてパニックになったことがあります。

上司から受けた指示や、部下からの確認などが重なり、とにかくやることが多く、仕事も来た順にこなすような感じになり、そして何時しか漠然とした仕事の多さに押しつぶされそうな精神状態に追いやられました。

そんな状態になった時、まっさきにやるべきことは、今抱えている仕事をしっかりと把握することです。

ただ漠然と仕事が多いと感じていても、本当にどれだけの量の仕事を抱えているのかを把握しなければ、解決策も見えて来ません。
また、ボリュームを把握することで心にも冷静さを取り戻すことができます。

それでは、今抱えている仕事を把握するのに私がオススメする方法をお伝えしたいと思います。

特に新しい方法ではありませんが、各タスクごとにツリー方式で仕事を書き出す方法がオススメになります!

方法は至って簡単です。

抱えている仕事の枠組みごとにカテゴリを立てて、そのカテゴリの下にやらなければならないタスクをツリー状にして書き出してください。

ポイントとしては、目に見えるように書き出してみることです。

こうすることで、頭の中でごちゃごちゃ混ざっていた仕事が視覚的にも分けられ、また各タスクの繋がりも把握することができ、抱えている仕事の全体感を把握することができます。

※実際は手書きなどで十分です。

タスク

実際に多いと思われた仕事も、書き出すことで意外とこなせる量だったりすることもあり、客観的に見ることで、少なくてもパニック状態から脱却できるのではないでしょうか。

ステップ2:抱えている仕事を精査する

抱えている仕事を精査する

ステップ1で現状の仕事を把握したところで、次にやらなければならないのがその仕事の必要性を問うことです。

日本人は勤勉な方が多いので、依頼を受けた仕事はすぐに受け入れてしまい、それが積み重なって手に負えなくなるか、または長時間労働でカバーしようとする傾向が後を絶ちません。

当然、上記のように何でもかんでも受け入れていては、そのうち健康を害しかねません。

そうならないためにも、自発的な仕事であろうと、依頼された仕事であろうと一度その仕事の必要性を考えてみてください。

仕事の必要性で一つ指標になるような言葉をご紹介します。ビジネスマンにも定評がある作家のGary Kellerさんの言葉です。

それをすることで、他のことが楽になる、もしくはやる必要がなくなるものはどれですか?

いかがでしょうか?
先ほど書き出したタスクの中でやらなくても良い仕事が見つかるのではないでしょうか。

もし、依頼された仕事であれば、断りにくいという場面もあるかもしれませんが、一度依頼者にその仕事の必要性や目的を聞いてみてはいかがでしょうか。

意外と依頼した方も、仕事の流れで依頼してしまっていることに気づかされる場合があります。

ぜひ、良い意味で仕事を選ぶ目をつけてみてくださいね!

ステップ3:仕事の優先順位を決める

仕事の優先順位を決める

最後のステップになります。

こちらも、よく言われていますが仕事の優先順位をつけることです。

おそらく多くのビジネスマンはすでに実践していることだと思いますが、皆さんはどんな優先順位で仕事をしていますか?

こちらでは多角的な視点で優先順位をつける3つの指標をお伝えしていこうと思います。

時間軸で優先順位をつける

時間軸で仕事の優先順位をつける方法は、最もポピュラーな方法です。特に締め切りなどが決まっている仕事に関しては、他のタスクとスケジュールが被らないように調整することで、効率よく時間を利用して仕事量をコントロールすることができます。他のタスクのスケジュールと比較して優先順位をつけてみましょう。

プロジェクトの重要度で優先順位をつける

複数の案件をかかえている場合、大抵は重要度が高いプロジェクトと低いプロジェクトが混在していることが多いです。
重要度が高いものから、しっかりと着手し、低いものは後回しにするなど、プロジェクトの重要度で優先順位をつけてみましょう。

ちなみに、プロジェクトの重要度は様々な指標があります。売上へのインパクトや、商品・サービスの認知度、お客様への対応など、依頼された仕事でもしっかりとバックグランドの重要指数を把握したうえで、仕事をするとその後のビジネスマンとしての成長度合いは飛躍的に変わるので意識しておくと良いと思います。

空間軸で優先順位をつける

営業の方であれば、訪問先のお客様やエリアで優先順位をつける方法も有効だと思います。
商圏が大きいエリアから優先順位をつけて、低いエリアは後回しにするなど空間軸を使って優先順位をつけてみましょう。

以上3つの優先順位の指標をお伝えしましたが、これら3つの指標は分けて使う必要はなく、例えば時間軸とプロジェクト重要度を掛け合わせて優先順位を決めていくなども有効な手段となってきます。

また、仕事のリズムを作っていくためにも簡単で時間がかからずに終わるものなどから着手して、自分なりの仕事の流れを作ることも大事になってきますので、上記に縛られすぎずに柔軟な組み立てで、ぜひ自分自身でアレンジして新しい優先軸の指標を作ってみてくださいね。

まとめ

以上、仕事量が多くてパニックに陥った場合に実践する整理方法をお届けしました。

ベテランのビジネスマンが見れば、おそらく目新しい情報は特段なかったかと思いますが、今日ご紹介したようなベーシックな解決方法をもっていると、落ち着いて物事を見れるようになるだけではなく、しっかりと仕事の必要性や、本質をとらえることにも役立ち、結果自分自身の成長に繋がっていくと思います。

長きに渡って働く会社勤めは、よくマラソンに例えられますが、長距離走るためには怪我をせずに走り続けなければなりません。ぜひ、効率良く働くことで、健康とワークライフバランスを崩さないよう、本日ご紹介した方法を実践してみてくださいね!

効率よく仕事量を整理する方法

ステップ1:仕事全体量を把握
ステップ2:必要な仕事かを見極める
ステップ3:仕事の優先度を決め、優先度が高いものから着手